Täisteenus või koharent – kumb valida?

Suvepäevad, perepäev või suurem firmapidu looduses algab tavaliselt ühest küsimusest:kas korraldada kõik ise või võtta appi täisteenus?

Õiget vastust ei ole. On ainult see, mis sobib sinu sündmuse eesmärgi, meeskonna ja ajaraamiga.

Millal valida koharent?

Koharent sobib hästi siis, kui:

• sul on olemas oma korraldusmeeskond

• tead täpselt, millist programmi soovid

• sul on juba koostööpartnerid (heli, lava, catering jne)

• soovid ise kogu sündmuse ülesehitust juhtida

Näiteks ettevõtte suvepäevad, kus programm on eelnevalt paigas ja meeskond tahab protsessi ise vedada. Või perepäev, kus partnerid on juba aastaid samad ja koostöö toimib.

Koharent annab suure vabaduse. Sa saad kasutada keskkonda ja taristut ning kujundada sündmuse täpselt oma näo järgi.

Samas tähendab see ka suuremat vastutust – ajakava, logistika ja detailid on sinu meeskonna hallata.

Millal valida täisteenus?

Täisteenus sobib siis, kui:

• soovid keskenduda sisule ja külalistele

• sul ei ole eraldi projektijuhti

• sündmus on suurema mahuga

• ajaraam on pingeline

Suuremad suvepäevad, juubelid või mitmesaja külalisega perepäev nõuavad palju koordineerimist. Lava, heli, elekter, toitlustus, tsoonid, liikumisvoog – need detailid ei paista välja, aga määravad, kas sündmus sujub või venib.

Täisteenuse puhul võetakse kogu korralduslik pool enda kanda. See tähendab, et idee, programm, tehnilised lahendused ja sündmuse kulg moodustavad terviku, mis on läbi mõeldud.

See ei võta sinult kontrolli ära – see annab sulle võimaluse olla sündmusel kohal.

Kumb on kuluefektiivsem?

Sageli arvatakse, et koharent on alati odavam. Tegelikult sõltub kõik mahust ja keerukusest.

Kui suvepäevad on lihtsa ülesehitusega ja meeskond on kogenud, võib koharent olla väga mõistlik lahendus.

Kui sündmus on mitmetsooniline, programmiga ja suure osalejate arvuga, võib täisteenus osutuda kokkuvõttes efektiivsemaks – nii ajaliselt kui rahaliselt. Vähem ootamatusi tähendab vähem lisakulusid.

Küsimus, mis aitab otsustada

Enne valiku tegemist tasub endalt küsida:

Kas ma tahan seda sündmust juhtida või selles osaleda?

Kui soovid olla see, kes jälgib ajakava, lahendab jooksvaid küsimusi ja koordineerib partnereid, sobib koharent.

Kui soovid suhelda külalistega, nautida programmi ja keskenduda sisule, tasub kaaluda täisteenust.

Suvepäevad, perepäev või suurem firmapidu looduses ei pea olema keeruline. Õige lähenemine sõltub sellest, kui palju tuge vajad ja kui suure osa korraldusest soovid enda kanda võtta.

Kui kahtled, tasub enne otsustamist võimalused läbi arutada – sageli selgub vestluse käigus üsna kiiresti, kumb lahendus on sinu sündmuse jaoks õigem.